Gwybodaeth Corfforaethol

Llenyddiaeth Cymru - Y Drefn Gwyno

Cwynion

Mae’r gweithdrefnau yn yr adran hon yn golygu y gall Llenyddiaeth Cymru ymateb yn briodol i gwynion.

Ni fydd cwyno yn effeithio ar eich cyfle i gael cymorth ariannol gennym nac yn effeithio ar y math o wasanaeth a gewch.

Beth yw cwyn?

O ran diffiniad, byddwn yn ystyried cwyn yn gysylltiad ysgrifenedig, gan gynnwys trwy e-bost, neu’n gysylltiad dros y ffôn, yn amlinellu diffyg yn y gwasanaeth a ddarperir gan Llenyddiaeth Cymru. Gallai’r gŵyn ymwneud â gwasanaeth gwael neu anfoddhaol i gwsmer(iaid), ymddygiad gweithiwr neu aelod o’r Bwrdd/o Bwyllgor, neu gamddeall neu gamddehongli arwyddocaol ar wybodaeth.

Ni fydd yr amgylchiadau canlynol yn cael eu trin fel cwynion:

• Cwynion am bolisi yn ymwneud â pholisïau Llenyddiaeth Cymru a/neu Gyngor y Celfyddydau neu bolisïau’r llywodraeth. Os oes gennych sylwadau am ein polisïau, anfonwch nhw at ein Prif Weithredwr yn y cyfeiriad a roddir yn yr adran ’Cysylltu’ isod.
• Cwynion ynghylch penderfyniadau ariannu yn seiliedig, er enghraifft, ar rinwedd artistig cais. Ond os mai cwyn ynghylch annhegwch y drefn mewn perthynas â phenderfyniad ariannu sydd gennych, caiff hynny ei ystyried.

Y Drefn

Mae Llenyddiaeth Cymru wedi mabwysiadu’r broses 4-cam a ganlyn:

Dylid cyflwyno cwynion ffurfiol o fewn tri mis i’r weithred neu’r penderfyniad y mae’r gŵyn yn cyfeirio ati neu ato. Ym mhob achos gofynnir i chi roi’r wybodaeth a ganlyn:

• Yn fyr, cwyn am beth yw hi
• Pryd y digwyddodd hyn
• Pwy wnaeth ymdrin â’r mater yn gyntaf
• Beth hoffech chi ei weld yn digwydd i unioni pethau

Dylech nodi’r ffeithiau cyn eglured ag y bo modd, mewn trefn resymegol.

Cofiwch gynnwys manylion pwysig a dyddiadau lle bynnag y bo modd.

Cam 1: Y Gŵyn Gyntaf

• I ddechrau, cysylltwch os gwelwch yn dda â’r unigolyn y buoch yn ymwneud ag ef neu hi gyntaf yn Llenyddiaeth Cymru. Efallai y bydd yn gallu rhoi esboniad/ymddiheuriad i chi ar unwaith. Os nad yw hyn yn bosibl neu os ydych yn dal yn anfodlon, bydd yr unigolyn hwn yn cynnig anfon y Weithdrefn Gwynion hon atoch.
• Byddwn yn cofnodi eich cwyn i sicrhau cysondeb petai pethau’n mynd ymhellach ac yn parhau i wneud hynny gydol y drefn gwynion angenrheidiol.

Cam 2: Cwyn Ffurfiol

• Os nad ydych yn hapus â’n hesboniad/ymddiheuriad yng Ngham 1, efallai y byddwch yn dymuno mynd â’ch cwyn ymlaen i Gam 2 y broses gwynion.
• Mae’r cam hwn yn golygu cwyn ysgrifenedig ffurfiol i’r Prif Weithredwr. Gellir cyflwyno’r gŵyn trwy e-bost neu lythyr. Dylid nodi ‘cyfrinachol’ yn glir ar gwynion.
• Dylid cydnabod derbyn y gŵyn o fewn tri diwrnod gwaith ac anfon ymateb llawn cyn gynted ag y bo modd ar ôl ei derbyn.
• Yn achos cwynion yn erbyn gweithwyr cyflog Llenyddiaeth Cymru, bydd y Prif Weithredwr yn ymchwilio i’r g?yn ac os bydd angen bydd yn gweithredu yn unol â Pholisi Disgyblu’r Academi. Efallai y gofynnir ichi gymryd rhan yn y broses.
• Yn achos cwynion yn erbyn aelodau o Fwrdd Rheoli neu Bwyllgorau Llenyddiaeth Cymru, bydd y Prif Weithredwr yn ymchwilio i’r gŵyn ac yn rhoi gwybod i Gadeirydd y Bwrdd Rheoli beth yw’r canlyniad. Bydd y Cadeirydd yn penderfynu sut i weithredu.

Cam 3: Bwrdd Rheoli Llenyddiaeth Cymru

Os yw ffeithiau’r gŵyn yn destun dadl, efallai y bydd yn briodol i’r Prif Weithredwr ofyn am ragor o wybodaeth gennych. Os yw’r gŵyn yn ymwneud yn uniongyrchol â’r Prif Weithredwr, bydd y Cadeirydd yn holi am y wybodaeth hon yn ei le/lle. Os yw’r Prif Weithredwr yng ngoleuni’r wybodaeth sydd ar gael iddo/iddi yn penderfynu bod digon o sylwedd i’r gŵyn i ymchwilio iddi ymhellach, cymerir y camau canlynol:

1. Yn achos cwynion yn erbyn gweithwyr cyflog, bydd y Prif Weithredwr yn gweithredu yn unol â Cham 2. Os nad yw’r weithdrefn hon yn arwain at ganlyniad boddhaol, bydd y Prif Weithredwr yn ymgynghori â Chadeirydd y Bwrdd a fydd wedyn yn penderfynu pa gamau pellach i’w cymryd.
2. Yn achos cwynion yn erbyn aelodau o’r Bwrdd Rheoli neu o Bwyllgorau, cyfeirir y mater at y Cadeirydd iddo ef/hi gymryd camau priodol gyda’r aelod dan sylw.

Cam 4: Cyngor Celfyddydau Cymru

• Os nad yw Cadeirydd y Bwrdd Rheoli’n gallu datrys y gŵyn yn ddigonol, trosglwyddir y mater i Brif Weithredwr Cyngor Celfyddydau Cymru. Ni fydd hyn yn digwydd oni fo’r tri cham blaenorol yn y weithdrefn wedi eu dilyn yn llwyr. Bydd ef/hi’n penderfynu pa gamau gweithredu sy’n briodol.
• Ym mhob achos, caiff eich cwyn a’r canlyniad eu cofnodi er mwyn sicrhau parhad os cymerir y broses ymhellach, a chewch wybod canlyniad y gŵyn cyn gynted ag y bo modd.

Cysylltu â ni

Os ydych yn dymuno holi’n gyffredinol ynghylch cyflwyno cwyn, cysylltwch os gwelwch yn dda â’r:

Prif Weithredwr: Peter Finch
Llenyddiaeth Cymru
Tŷ Mount Stuart
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd
CF10 5FQ

Tel: 029 2047 2266
Ffacs: 029 2049 2930
E-bost: post@academi.org
Gwefan: www.academi.org

Cysylltiadau defnyddiol eraill

Independent Complaints Reviewer
c/o Lottery Forum
PO BOX 52727
London
EC4P 4WN

Tel: 020 7211 3823

Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae
Pencoed
CF35 5LJ